Делопроизводство и архивное дело

На странице представлен образец бланка документа «Делопроизводство и архивное дело» с возможностью скачать его на ПК или телефон бесплатно

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
• центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
• объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

• Акт о выдаче дел во временное пользование
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Акт о миграции и перезаписи ЭД
• Акт о неисправимых повреждениях документов
• Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
• Акт о технических ошибках в учетных документах
• Акт об обнаружении документов
• Акт об образовании объединенного архивного фонда
• Акт описания документов личного происхождения
• Акт приема - передачи документов на государственное хранение
• Акт приема - передачи при смене руководителя архива
• Акт проверки наличия и состояния дел фонда
• Архивная справка
• Внутренняя опись документов дела
• Годовой план работы архива
• Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
• Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
• Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
• Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
• Заказ на выдачу дел
• Итоговая запись и заверительная надпись
• Итоговая запись к номенклатуре дел организации
• Карта-заместитель дела
• Карточка пользователя
• Карточка постеллажного топографического указателя
• Карточка пофондового топографического указателя
• Карточка учета работы с организацией
• Книга выдачи дел из хранилища
• Книга учета поступления и выбытия документов
• Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
• Лист использования документов
• Лист фонда
• Лист-заверитель дела
• Номенклатура дел организации
• Номенклатура дел структурного подразделения организации
• Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
• Опись дел по личному составу
• Опись дел постоянного хранения
• Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
• Опись особо ценных дел
• Опись страхового фонда
• Опись электронных документов постоянного хранения
• Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
• Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
• Реестр описей
• Список фондов
• Учетная карточка единицы учета ЭД

Источник: https://docspapers.ru/downloads/deloproizvodstvo-i-arhivnoe-delo/